Privacybeleid
Hier leggen we uit welke persoonsgegevens Aanvraagmachine.nl verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie we gegevens delen en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Aanvraagmachine.nl is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken, bijvoorbeeld wanneer u onze website bezoekt, een aanvraagscan invult, met onze chat communiceert, contact met ons opneemt of klant bij ons wordt.
Wanneer wij persoonsgegevens van leads of eindklanten uitsluitend namens een zakelijke klant verwerken in diens aanvraagmachine of klantportal, kan die zakelijke klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en Aanvraagmachine.nl verwerker. In dat geval bepaalt de klant in beginsel het doel en de relevante bewaartermijn van die gegevens.
2. Op wie en welke diensten is dit beleid van toepassing?
Dit beleid geldt voor bezoekers van aanvraagmachine.nl, prospects, klanten, zakelijke contactpersonen, gebruikers van onze aanvraagscan en chat, portalgebruikers en andere personen van wie wij in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens verwerken.
Websites of aanvraagmachines die wij voor klanten bouwen kunnen daarnaast een eigen privacyverklaring van die klant hebben. Die verklaring geldt voor de verwerking waarvoor de betreffende klant zelf verantwoordelijk is.
3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?
Wij vragen in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere zeer gevoelige informatie. Verstrek dergelijke gegevens niet via vrije tekstvelden tenzij dit noodzakelijk en uitdrukkelijk overeengekomen is.
4. Voor welke doelen en op welke grondslagen?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie gebruiken wij met name de volgende grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen: om een aanvraag te beoordelen, contact op te nemen, een offerte te maken, een aanvraagmachine te bouwen, het portal te leveren, ondersteuning te geven en de overeenkomst uit te voeren.
- Gerechtvaardigd belang: voor normale zakelijke communicatie, verbetering van dienstverlening, beveiliging, fraudepreventie, bewijsvoering, kwaliteitscontrole, zakelijke analyse en – binnen de grenzen van toepasselijke communicatieregels – relevante B2B-opvolging. Wij wegen ons belang af tegen uw privacybelang.
- Wettelijke verplichting: voor fiscale administratie, boekhouding, wettelijke verzoeken van bevoegde autoriteiten en andere verplichtingen die op ons rusten.
- Toestemming: wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde trackingcookies of specifieke vormen van elektronische marketing. U kunt toestemming altijd weer intrekken; dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.
5. Aanvraagscan, calculator en chat
- Wanneer u de aanvraagscan of chat gebruikt, verwerken wij de door u gekozen of ingevoerde commerciële gegevens om u direct een indicatieve analyse, rekensom of vervolgstap te tonen.
- Scores en scenario's zijn rule-based of technisch berekende indicaties. Zij zijn geen financieel advies, kredietbeoordeling, gegarandeerde omzetvoorspelling of besluit met juridisch of vergelijkbaar significant gevolg.
- Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over u waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
- Wanneer u na de scan contactgegevens achterlaat, koppelen wij deze aan uw scanresultaat zodat wij uw situatie persoonlijk kunnen beoordelen en u niet alles opnieuw hoeft uit te leggen.
- Als u zelf kiest voor WhatsApp of een andere externe communicatiedienst, worden gegevens ook door die externe dienst verwerkt onder de voorwaarden en privacyregels van die aanbieder.
6. Klantportal, aanvragen en externe koppelingen
- Klanten kunnen via het portal projectinformatie, aanvragen, voortgang, rapportages en gekoppelde diensten bekijken.
- Wanneer een klant een externe dienst zoals analytics, Search Console of een bedrijfsprofiel koppelt, verwerken wij de noodzakelijke accountidentifiers, autorisatietokens en gegevens die nodig zijn om de overeengekomen functionaliteit te tonen. Wij gebruiken zulke koppelingen niet voor ongerelateerde doeleinden.
- Autorisaties kunnen waar technisch mogelijk via de betreffende externe aanbieder worden ingetrokken. Het intrekken van een koppeling kan ervoor zorgen dat bepaalde portalfunctionaliteit niet meer werkt.
- Voor leads die wij uitsluitend namens een klant verwerken, handelt Aanvraagmachine.nl volgens de instructies van die klant en de toepasselijke verwerkersafspraken.
7. Cookies, lokale opslag en analytics
- Onze website kan functionele cookies of lokale opslag gebruiken om essentiële functies te laten werken, bijvoorbeeld beveiliging, sessies, taal, cookievoorkeuren en het onthouden van voortgang in een interactieve scan of chat.
- Wij kunnen privacyvriendelijke analytische technieken gebruiken om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om prestaties te verbeteren.
- Tracking-, advertentie- of andere niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare volgtechnieken worden alleen geplaatst wanneer daarvoor volgens de toepasselijke regels vooraf toestemming nodig is en die toestemming is verkregen.
- U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op de website, voor zover dergelijke categorieën worden gebruikt.
- De actuele cookie-informatie en eventuele leveranciers worden weergegeven in de cookiebanner of het cookievoorkeurencentrum. Dit privacybeleid vervangt die voorafgaande cookie-informatie niet.
8. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan adverteerders of datahandelaren. Wij kunnen gegevens wel delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening, waaronder:
- hosting-, cloud-, database- en beveiligingsleveranciers;
- e-mail-, communicatie- en supportleveranciers;
- CRM-, portal-, automation- en workflowleveranciers;
- analytics- en meetdiensten voor zover wettelijk toegestaan;
- betaalproviders, banken, boekhouders en administratieve dienstverleners;
- Google, Meta/WhatsApp of andere externe platformaanbieders wanneer u of een klant bewust zo'n koppeling of communicatieroute gebruikt;
- professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten wanneer dat wettelijk noodzakelijk is.
Waar een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, verlangen wij passende privacy- en beveiligingsafspraken voor zover de AVG dat vereist.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer de AVG op zo'n doorgifte van toepassing is, gebruiken wij een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, waaronder waar nodig standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, lopend geschil, beveiligingsbelang of andere geldige reden een langere termijn vereist.
11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de risico's van de verwerking. Afhankelijk van het systeem omvat dit onder meer toegangsbeperking, authenticatie, versleutelde verbindingen, updates, back-ups, logging, account- en tenant-scheiding, beperkte beheerrechten en procedures voor beveiligingsincidenten.
Geen internetdienst kan absolute veiligheid garanderen. Ontdekt u een kwetsbaarheid of vermoedt u misbruik, meld dit dan direct via info@aanvraagmachine.nl.
12. Welke privacyrechten heeft u?
Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u afhankelijk van de situatie verzoeken om:
- inzage in uw persoonsgegevens;
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- wissing van gegevens;
- beperking van verwerking;
- overdracht van gegevens in een gangbaar formaat wanneer dataportabiliteit van toepassing is;
- bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- bezwaar tegen direct marketing;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Wij reageren in beginsel binnen de wettelijke termijn. Wanneer nodig mogen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Een verzoek kan worden beperkt of geweigerd wanneer de wet daarvoor een grond biedt, bijvoorbeeld vanwege rechten van anderen, wettelijke bewaarplichten of de noodzaak om rechtsvorderingen te onderbouwen.
13. Zakelijke marketing en opvolging
- Wij kunnen zakelijke prospects en bestaande klanten benaderen over onze eigen relevante diensten wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en de toepasselijke communicatieregels dit toestaan.
- Wanneer toestemming vereist is, sturen wij de betreffende marketing alleen na geldige toestemming.
- U kunt zich altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door te mailen naar info@aanvraagmachine.nl.
14. Minderjarigen
Onze zakelijke dienstverlening is niet gericht op kinderen. Wij verzoeken personen jonger dan 16 jaar geen persoonsgegevens via onze zakelijke formulieren, scan of chat te verstrekken zonder passende toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer die toestemming wettelijk vereist is.
15. Wijzigingen van dit privacybeleid
Wij mogen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, techniek, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer dat wettelijk nodig is.
16. Contact, vragen en klachten
Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@aanvraagmachine.nl.
Als u vindt dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, horen wij dat graag zodat wij het kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, indien van toepassing, een andere bevoegde Europese privacytoezichthouder.